De stad maakt zelf documenten openbaar
Het stadsbestuur is verplicht een aantal documenten openbaar te maken voor de burger.
Voorbeelden zijn:
- de agenda van de gemeenteraad,
- het overzicht van de gemeenteraadsbesluiten,
- het budget en de meerjarenplanning,
- de stedelijke reglementen,
- verordeningen en beleidsplannen, ...
Deze documenten kunnen geraadpleegd worden
- in het administratief centrum
- op de website www.damme.be/reglementen
U kunt van deze documenten tegen een vergoeding een kopie ontvangen.
U kunt documenten bij de stad inzien
Elke burger kan bestuursdocumenten inkijken, er uitleg over vragen of een kopie verkrijgen. In principe zijn alle bestuursdocumenten openbaar, behoudens een aantal uitzonderingen. U kan dit wel niet zomaar, u moet eerst een schriftelijke aanvraag indienen.
Hoe aanvragen
De aanvraag moet schriftelijk gebeuren. Dat kan per e-mail aan organisatiebeheersing@damme.be, per ondertekende brief gericht aan Stad Damme (tav dienst organisatiebeheersing) of via het aanvraagformulier.
Wat moet in uw aanvraag staan?
Vermeld zo duidelijk mogelijk wat u precies wil: welke documenten, in welke vorm (papier, per e-mail, ...) en of u inzage, een afschrift of uitleg wenst.
Vermeld uw identiteit (naam en adres). U moet niet aantonen dat u belang hebt bij het bestuursdocument, tenzij het gaat om informatie van persoonlijke aard.
Als uw aanvraag te algemeen geformuleerd of onredelijk is (bijvoorbeeld een massa kopieën vergt), dan zal men u vragen uw aanvraag te specificeren of te vervolledigen. Blijft uw aanvraag te algemeen of onredelijk, dan wordt ze afgewezen.
Kostprijs
De inzage en de uitleg zijn gratis.
Voor een kopie op papier vraagt de stad een vergoeding:
- per A4 zwart-wit: 0,20 euro
- per A3 zwart-wit: 0,40 euro
- per A4 kleur: 1 euro
- per A3 kleur: 2 euro
- Bij dubbelzijdige kopie worden bovenstaande prijzen verdubbeld.
- Verzend- en administratiekosten: 2,50 euro
- elektronische afschriften (scans): gratis.
Afhandeling
Zodra uw aanvraag bij de dienst is terechtgekomen, wordt ze geregistreerd. Vanaf die datum beginnen de termijnen te lopen. Binnen 20 kalenderdagen krijgt u een antwoord met de beslissing van de algemeen directeur. Het is zijn bevoegdheid om te oordelen of een bestuursdocument geheel of gedeeltelijk openbaar mag worden gemaakt.
Als het gevraagd document openbaar mag worden gemaakt, krijgt u binnen de 20 kalenderdagen na uw aanvraag inzage of een kopie.
Als er meer tijd nodig is om de informatie te verzamelen of om na te gaan of er een uitzondering van toepassing is, dan krijgt u een bericht dat die termijn met 20 dagen verlengd wordt. Dat bericht zal ook de motivering voor het verlengen van de termijn bevatten. In het geval van een verlenging moet de uitvoering van de beslissing binnen de 40 kalenderdagen geschieden.
Is de beslissing negatief, dan kan u bij de beroepscommissie voor de openbaarheid van bestuur beroep aantekenen. Hoe u dat kan doen staat bij de beslissing vermeld.
Regelgeving
Uitzonderingen
Er zijn een aantal uitzonderingen op de openbaarheid om andere belangen te beschermen:
- geheimhoudingsverplichtingen;
- de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
- het economische belang van de overheid;
- de openbare orde;
- enz.
Het is mogelijk dat een bestuursdocument maar gedeeltelijk openbaar wordt gemaakt, als een deel van de informatie vanwege de bovenvermelde uitzonderingen niet vrijgegeven mag worden.
Als een bestuursdocument nog niet af of onvolledig is, zal uw aanvraag afgewezen worden.
Bouwplannen
Bouwplannen zijn auteursrechtelijk beschermd. We kunnen er geen kopie van geven. Bouwplannen inzien, kan wel. Hiervoor maakt u na afhandeling van een aanvraag een afspraak. U hebt hiervoor 20 dagen de tijd.
