Om u als lokaal bestuur een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens.
Aan de hand van deze privacyverklaring willen we u meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door stad Damme en OCMW Damme.

We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=NL

Definities

• Persoonsgegevens:
  Omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden.
  Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto.
  Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht.
  Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ?persoonsgegevens?.
• Verwerken:
  Omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
• De verwerkingsverantwoordelijke:
  Bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is stad en/of OCMW Damme de verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar inwoners.
• Verwerkers:
  Zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken.
  Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar softwareleveranciers waar stad en OCMW Damme beroep op doen.

Beginselen

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden.
We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van uw persoonsgegevens.

Wij bewaren uw gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat uw persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden.
Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen.
Uw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van uw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

Doeleinden en verwerkingsgronden

Uw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij u opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten.
Een andere mogelijkheid is dat we uw persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die er over beschikken.

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij uw gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

• om een wettelijke verplichting na te komen
  Bijvoorbeeld: het bijhouden van gegevens van de inwoners van de gemeente in het bevolkingsregister, de verwerking in het kader van een vergunningsaanvraag of in het kader van de belastingadministratie.
• voor de vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag
  Bijvoorbeeld: om inwoners op de hoogte te houden van werkzaamheden in de openbare ruimte, hen te betrekken bij het beleid van het gemeentebestuur of in het kader van niet verplichte tegemoetkomingen aan mensen met een bepaald sociaal statuut.
• wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven
  Bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal.
• voor de uitvoering van een overeenkomst met u
  Bijvoorbeeld: wanneer u zich inschrijft voor een culturele of sportactiviteit die stad en/of OCMW Damme organiseert, of wanneer u iets ontleent bij de stedelijke uitleendienst.
• om een ernstige bedreiging voor uw gezondheid te bestrijden
  Bijvoorbeeld: samenwerking met de hulpdiensten in het geval van een ramp of een andere levensbedreigende situatie.

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ?gewone? persoonsgegevens verwerken.
Dat zijn onder andere:

• identificatie- en contactgegevens
  Bijvoorbeeld: naam, (e-mail)adres, rijksregisternummer, telefoonnummer, …
• persoonlijke kenmerken
  Bijvoorbeeld: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep,
• samenstelling van het gezin en persoonlijke relaties
  Bijvoorbeeld: huwelijk of andere samenlevingsvorm, naam van de echtgenoot of partner, huwelijksdatum, aantal kinderen, bloedverwanten, …
• persoonlijke interesses en voorkeuren
  Bijvoorbeeld: lidmaatschap van een organisatie, hobby?s en andere vrijetijdsbesteding, …
• financiële bijzonderheden
  Bijvoorbeeld: bankrekeningnummers, bezittingen, inkomsten, uitkeringen, subsidies, premies, …
• sociale (zekerheids)gegevens
  Bijvoorbeeld: informatie met betrekking tot kinderbijslag, tewerkstelling, werkloosheid, pensioen, leefloon, …
• beeld- en geluidsopnamen
  Bijvoorbeeld: foto?s, video-opname, …

In uitzonderlijke gevallen verwerken wij ook ?bijzondere? persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ?gewone? persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden indien daar een bijzondere rechtsgrond voor bestaat. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

• raciale of etnische gegevens
  Bijvoorbeeld: Bij de aanmaak van een e-ID wordt bij het scannen van de foto aangeduid of de persoon Kaukasisch of niet-Kaukasisch is om een kwalitatieve scan te verzekeren.
• lidmaatschap van een vakvereniging (vakbond)
  Bijvoorbeeld: De Sociale Dienst van het OCMW houdt dit bij voor cliënten in het kader van de uitbetaling van de werkloosheidsvergoeding.
• Het lokaal bestuur heeft daarnaast de taak om strafrechtelijke gegevens over veroordelingen en straffen te verwerken, in het kader van het verstrekken van uittreksels uit het Strafregister

Doorgifte

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat.
Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of uw gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij uw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.

In principe worden uw gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

Verwerkersovereenkomsten

In samenwerking met de Vlaamse overheid en de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) werd een generieke verwerkersovereenkomst opgesteld voor lokale besturen. Wij gebruiken deze verwerkersovereenkomst standaard als afsprakenkader met onze verwerkers.

Meer informatie over de verwerkersovereenkomsten vindt u op https://www.vvsg.be/kennisitem/vvsg/generiekeverwerkersovereenkomst

Protocollen

Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan moeten wij een afsprakenkader omtrent deze verwerking vastleggen in een protocol.
Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens.

Uw rechten

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u de volgende rechten:

Recht op informatie en inzage

U mag weten of we persoonsgegevensgegevens van u hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. U kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.

Recht op correctie en aanvulling

Als uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag u ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.

Recht om vergeten te worden

U mag vragen dat uw persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
• u de toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;
• u bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
• uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;
• uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wij zullen uw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

• u de juistheid van die gegevens betwist;
• de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de gegevens gewist worden;
• wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar u deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
• u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de uwe in het geding zijn.

Wanneer de verwerking beperkt is, worden uw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met uw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.

Recht op bezwaar

Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heeft u het recht om u hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van u, zullen wij de verwerking van uw gegevens staken.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer we uw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van uw toestemming of in het kader van een overeenkomst, heeft u het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te ontvangen, zodat u deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. U mag ons ook vragen om deze doorgifte in uw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

U heeft het recht om u te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor u rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op uw toestemming. In deze gevallen kunt u ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.

Recht op intrekking toestemming

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming om het even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van uw toestemming blijft evenwel geldig.

Uitoefenen van rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten.

Verzoek uitoefenen rechten

Indien u uw gegevens in het Rijksregister wil nakijken of wil controleren welke instanties uw gegevens hebben geraadpleegd, kunt u zich rechtstreeks wenden tot Mijn Dossier op http://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/rijksregister/mijn-dossier/.

Wij zullen alle redelijke inspanningen leveren om uw verzoek in te willigen op voorwaarde dat het in overeenstemming is met de toepasselijke wetten en voorschriften.

Foto's (portretrecht)

Tijdens publieke evenementen worden overzichtsfoto's gemaakt. Personen kunnen hierbij herkenbaar zijn weergegeven. Wanneer een foto echter duidelijk op één of enkele personen focust, kan u zich wel beroepen op het recht op privacy.

Het recht op afbeelding (of portretrecht) is het recht van een geportretteerde persoon om zich in bepaalde gevallen te verzetten tegen publicatie van hun portret. U kan zich verzetten tegen het gebruik van uw foto. Hiervoor neemt u het best contact op met communicatie@damme.be.

Deze foto?s kunnen gepubliceerd worden op de website, in een nieuwsbrief of op sociale media. Bij het akkoord verklaren van deze privacy clausule verklaart u zich eveneens akkoord met het nemen en publiceren van dergelijke foto's.

Cookies

Onze website maakt gebruik van zogenaamde ?cookies?. Dit zijn kleine informatiebestanden die automatisch bewaard worden op de harde schijf van uw computer. Ze kunnen enkel door een specifieke website worden gelezen. De informatie verzamelt via een cookie wordt bij elk bezoek teruggestuurd naar de beheerder van een website.

Via uw browserinstellingen kunt u de installatie van cookies weigeren. Op de volgende website vindt u voor de meest gebruikte browsers de werkwijze om cookies te weigeren: http://www.aboutcookies.org/

U kunt ook op elk moment de reeds geïnstalleerde cookies verwijderen van uw computer of mobiel apparaat.

Welke cookies worden door deze website gebruikt:

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn onmisbaar om onze website te kunnen bezoeken en om bepaalde onderdelen ervan te kunnen gebruiken.

Functionele cookies

De functionele cookies zijn de cookies die het functioneren van onze website vergemakkelijken en  aangenamer maken voor de bezoeker en er voor zorgen dat u een meer gepersonaliseerde surfervaring krijgt.  Het zijn bijvoorbeeld de cookies die ergens uw voorkeur onthouden, of bijhouden of u reeds gevraagd werd om deel te nemen aan een enquête zodat we u niet telkens opnieuw dezelfde enquête voorleggen.

Performantie cookies

We gebruiken performantie-cookies om informatie te verzamelen over het gebruik dat bezoekers maken van onze websites met de bedoeling de inhoud van onze websites te verbeteren, meer aan te passen aan de wensen van de bezoekers en om het gebruiksgemak van onze websites te vergroten.  Zo is er bijvoorbeeld een cookie die ons het aantal unieke bezoekers helpt tellen en een cookie die bijhoudt welke pagina?s het populairst zijn. Deze website maakt gebruik van Google Analytics om bezoekinformatie te meten en te analyseren. Hiertoe worden aan de hand van uw IP-adres, onder andere internet-verkeersgegevens en gegevens over uw browsertype en computer verzameld. Wij gebruiken deze gegevens niet om u persoonlijk te identificeren.

Vragen en klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, laat het ons dan weten.
U kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen.
Onze functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Uw vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Bent u ontevreden met de behandeling van uw verzoek of bent u van mening dat de behandeling van uw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kunt u een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.

• De Vlaamse Toezichtcommissie kunt u bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel.
  Volg de juiste procedure (zie https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/klachtenprocedure) om een klacht in te dienen.
• De Gegevensbeschermingsautoriteit kunt u bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure (zie https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen) om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.

Contactinformatie

Wij spannen ons in om uw privacy en uw persoonsgegevens te beschermen. U kunt ons altijd contacteren indien u vragen heeft rond dit privacy beleid of de gegevens die wij van u verzamelen of verwerken, door een e-mail te sturen naar privacy@damme.be

Stad Damme
Vissersstraat 2A
8340 Damme

T 050 28 87 30

privacy@damme.be

Algemeen: stadsbestuur@damme.be

Wijziging privacyverklaring

Stad Damme kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 15 januari 2021.